Odd Molly Boutique Online uses cookies to improve its website. The cookies for analytical purposes have already been set. For more details and how to manage cookies, please see our privacy and cookies policy.

Sale Countdown:
Days,
Hours,
Minutes,
Seconds

Investors

Our ambition is to provide investors and other stakeholders with relevant information about Odd Molly

Bolagsstyrningsrapport 2015

Bolagsstyrningsrapporten är styrelsens rapport där vi för aktieägarna beskriver hur vi styr Odd Molly och hur vi aktivt arbetar med intern kontroll av den finansiella rapporteringen. Odd Molly har vuxit kraftigt under de senaste åren. Kraftig tillväxt kräver ökad kontroll, striktare styrning och utökade ansvarsområden. Det ställer också högre krav på vår ledningsgrupp och styrelse. Detta är utmaningar som vi på Odd Molly ser fram emot.

Bolagsstyrning handlar inte bara om struktur och tydlighet, utan även om öppenhet mot våra aktieägare. Vi vill visa våra strukturer och ge alla aktieägare en möjlighet till inblick i vårt sätt att driva Odd Molly framåt.

Vi i styrelsen ser ett aktivt arbete med styrning och intern kontroll i Odd Molly som en konkurrensfördel. Vi agerar på konkurrensutsatta marknader där alla affärskritiska moment ständigt måste omprövas för att skapa förutsättningar för det vi brinner för, kreativiteten. God styrning och kontroll är helt enkelt ett nödvändigt stöd till den kreativa processen i Odd Molly.

Patrik Tillman, styrelseordförande i Odd Molly


Bolagsstyrning
Odd Molly International AB är ett svenskt publikt aktiebolag och bolagsstyrningen grundas därför på svenska regler och svensk lagstiftning, huvudsakligen aktie- bolagslagen, Nasdaq Stockholms regelverk för emittenter, Svensk kod för bolags- styrning, bolagsordningen och andra relevanta regelverk. Odd Molly är sedan den 21 juni 2010 noterat på Nasdaq Stockholm och bolaget har sedan dess tillämpat den svenska koden för bolagsstyrning fullt ut. Vid eventuella avvikelser följs principen följ eller förklara. Styrelsen är ansvarig för att löpande övervaka att koden efterlevs av såväl styrelsen som ledningen och bolaget i övrigt.

Bolagsstämma
Aktieägarnas beslutanderätt i bolaget utövas på bolagsstämman, som är bolagets högsta beslutande organ. Aktieägare som är registrerade i aktieboken och som anmält sig för deltagande har rätt att delta i stämman och rösta för sina aktier. De som inte har möjlighet att närvara personligen kan företrädas av ombud. Årsstämma är benämningen på den årliga ordinarie bolagsstämman. Några av stämmans obligatoriska uppgifter är att fastställa koncernens balans- och resultaträkning, besluta om vinstdisposition, ersättningsprinciper för ledande befattningshavare och om ansvarsfrihet för styrelsen och VD. Årsstämman väljer – efter förslag från valberedningen – styrelse- ledamöter fram till slutet av nästkommande årsstämma.

Bolagsordningsändringar
Odd Mollys bolagsordning innehåller ingen bestämmelse avseende änd- ring av bolagsordning. Sådana ändringar beslutas i enlighet med svensk lag, det vill säga av bolagsstämman.

Årsstämma 2016
Odd Mollys årsstämma för räkenskapsåret 2015 kommer att hållas den 19 april 2016 kl. 14.00 i bolagets showroom på Karlavägen 73 i Stockholm. Information om tid och plats, hur anmälan om deltagande kan ske samt hur aktieägare kan få ett ärende behandlat på stämman finns tillgänglig på bolagets hemsida www.oddmolly.com och på sidan 68 i denna årsredovisning.

Valberedning
Vid årsstämman 2009 beslutades att bolaget ska ha en valberedning. Valberedningen inför årsstämman den 19 april 2016 består av Tom Wikström, ordförande, Christer Andersson och Rutger Arnhult. Inför årsstämman har valberedningen haft två protokollförda möten. Ingen ersättning har utgått för medverkan i valberedningen. Tom Wikström anses oberoende till bolaget, bolagsledningen och dess större ägare. Christer Andersson och Rutger Arnhult anses oberoende till bolaget och bolagsledningen, men inte till dess större ägare.

Styrelsen
Odd Mollys styrelse består av sex ordinarie stämmovalda ledamöter och inga suppleanter. Styrelsen består av Patrik Tillman, styrelseordförande, Mia Arnhult, Lennart Björk, Kia Orback Pettersson, Elin Ryer och Nils Vinberg. Ingen av ledamöterna är anställd eller har anställningsliknande förhållande till koncernen eller något dotterbolag.
Mia Arnhult och Patrik Tillman anses som oberoende till bolaget och bolagsledningen, men inte till dess större ägare. Lennart Björk, Kia Orback Pettersson, Elin Ryer och Nils Vinberg anses oberoende till bolaget, bolagsledningen och dess större ägare. För närmare presentation av Odd Mollys styrelse se sidorna 62 – 63.
Inför årsstämman 2016 föreslår valberedningen omval av styrelse- ledamöterna Mia Arnhult, Lennart Björk, Kia Orback Pettersson, Elin Ryer och Nils Vinberg samt Patrik Tillman som styrelsens ordförande.

Styrelsens ersättning
Till styrelsens ordförande och ledamöter har ett arvode för 2015 uppgående till totalt 800 TSEK (650) utgått, vilket är i enlighet med den ersättning till styrelsen som årsstämman beslutat. Styrelsens ordförande erhåller ett arvode om 175 TSEK per år och övriga fem ledamöter vardera 125 TSEK per år.

Styrelsens arbete
Styrelsens uppdrag är att för ägarnas räkning förvalta bolagets angelägenheter. Styrelsens arbete styrs av aktiebolagslagen, bolagsordningen samt gällande arbetsordning inklusive den instruktion som utfärdats avseende arbetsfördelning mellan styrelse och VD.
Under 2015 har styrelsen haft nio protokollförda sammanträden. Under sammanträdena behandlade styrelsen resultatställning, balans- omslutning, delårsrapporter och årsredovisning samt marknadsbedömningar, riskanalys, affärsverksamhetens inriktning, organisationsfrågor, strategi, affärsplan samt varumärkesutveckling.

Tillsättande och entledigande av styrelseledamöter
Enligt Odd Mollys bolagsordning ska styrelsen bestå av tre till tio
ledamöter, som årligen väljs på årsstämman för tiden intill dess nästa årsstämma har hållits. Odd Mollys bolagsordning innehåller ingen bestämmelse avseende entledigande av styrelseledamöter. Styrelsen består för närvarande av sex ledamöter. Ingen av styrelseledamöterna är anställd i koncernen.

Deltagande antal möten

2015 2014 2013 2012
Christer Andersson 2 10 8 12
Mia Arnhult 9 10 10 11
Lennart Björk 8 9 8 5
Kia Orback Pettersson* 8 9 5 -
Patrik Tillman 9 10 10 10
Nils Vinberg 8 10 9 12
Totalt antal möten 9 10 10 12

Revisionsutskott
Styrelsen har inom sig utsett ett revisionsutskott med huvudsaklig upp- gift att svara för att bereda styrelsens arbete med att kvalitetssäkra den finansiella rapporteringen. Revisionsutskottet består av styrelseledamöterna Mia Arnhult, utskottets ordförande, Kia Orback Pettersson och Nils Vinberg. Revisionsutskottet har under året haft 2 protokollförda möten, vid vilka bolagets CFO och revisor också har deltagit.

Ersättningsutskott
Styrelsen har inom sig utsett ett ersättningsutskott med uppgift att, inom ramen för de riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som fastställs på årsstämman, bereda frågor om ersättning till VD och övriga ledande befattningshavare. Ersättningsutskottet består av styrelseledamöterna Patrik Tillman, ordförande, Mia Arnhult och Elin Ryer. Ersättningsutskottet har under året haft två protokollförda möten.

Revisorer
Revisorerna utses av aktieägarna på årsstämman. Revisorerna granskar bolagets årsredovisning, koncernredovisning och räkenskaper samt sty- relsens och VDs löpande förvaltning. Ernst&Young valdes till revisions- bolag vid årsstämman 2007 och omvaldes vid årsstämman 2015 för ytterligare ett år. Huvudansvarig revisor är Jonas Svensson. Den externa revisionen utförs enligt god svensk redovisningssed. Revisorerna har lämnat såväl muntliga som skriftliga rapporter till revisionsutskottet och styrelsen gällande såväl revisionsuppdraget som granskningen av den interna kontrollen.

Ersättning till revisorer
För 2015 uppgick ersättningen till revisorerna avseende moderbolaget till 544 TSEK, varav 407 TSEK avsåg revisionsarbete. Motsvarande belopp för koncernen är 707 TSEK respektive 407 TSEK.

Verkställande direktör och koncernledning
VD leder koncernen och dess verksamhet inom de ramar styrelsen beslutat. VD ansvarar för att hålla styrelsen informerad om bolagets utveckling och rapportera om väsentliga avvikelser från fastställda affärs- planer och om händelser som har stor inverkan på bolagets verksamhet, samt ta fram relevant beslutsunderlag till styrelsen exempelvis gällande etableringar, investeringar och övriga strategiskt viktiga frågeställningar. Koncernledningen, som leds av VD, består av chefer för väsentliga verksamhetsområden inom Odd Molly. Koncernledningen har månads- visa möten där operativa frågeställningar behandlas. Dessutom utarbetar koncernledningen årligen en affärsplan som fastställs av styrelsen. Daglig kontakt mellan medlemmarna i koncernledningen är en förutsättning för en fungerande styrning och ledning.
Koncernledningen bestod den 31 december 2015 av Anna Attemark (VD), Jennie Högstedt Björk, Kent-Jonas Lundqvist och Kristin Roos.
Under året har bolagets CFO avslutat sin anställning, för tiden för årsredovisningens utgivning tillträds tjänsten av tf CFO. För närmare presentation av koncernledningen se sidorna 64 – 65.
Styrelsens ordförande har årligen utvärderingssamtal med VD i enlig- het med VD-instruktionen.

Ersättning till VD och ledande befattningshavare
Grundlönen till verkställande direktören uppgick 2015 till 2 160 TSEK (2 160). Den verkställande direktören har rätt till en månatlig pensionsavsättning motsvarande 30 procent av lönen. Pensionskostnaderna 2015 uppgick till 648 TSEK (648). Villkor för ersättningspaket för verkställande direktören beslutas av styrelsen. Mellan företaget och verkställande direktören gäller en uppsägningstid om 12 månader vid uppsägning från styrelsen. Mellan företaget och verkställande direktören gäller en uppsägningstid om 12 månader vid uppsägning från bolagets sida och 6 månader vid uppsägning från verkställande direktörens sida.
Med ledande befattningshavare avses de tre personer som tillsammans med verkställande direktören utgjorde koncernledningen under 2015. Under året har antalet ledande befattningshavare förändrats, i den angivna lönesumman innefattas även dåvarande CFO vars anställning vid årets slut har avslutats. Grundlönen till ledande befattningshavare, exklusive VD, för 2015 uppgick till 4 766 TSEK (4 600). Odd Molly betalar pensionspremier enligt avgiftsbestämd pensionsplan vilket motsvarar 16 – 23 procent av lönesumman. Pensionskostnader 2015 uppgick till 903 TSEK (945). Ledande befattningshavare har 3 – 6 månaders uppsägningstid.
Ersättningar till VD och övriga ledande befattningshavare har endast ut- gått i moderbolaget. Rörlig ersättning i form av bonus har kostnadsförts för VD Anna Attemark och vVD Jennie Högstedt Björk om totalt 1 522 TSEK.

Incitamentsprogram
Inom Odd Molly fanns vid årets slut ett utestående incitamentsprogram på förslag från Odd Mollys styrelse baserat på teckningsoptioner i Odd Molly Sverige AB. Optionsprogrammet fastställdes vid årsstämman 2014 och innebar att 100 000 teckningsoptioner tillkom helägda dotterbolaget Odd Molly Sverige AB för vidare överlåtelse till vissa ledande befattningshavare.
Under året förföll ett incitamentsprogram riktat till VD och vVD, varefter styrelsen föreslog ett nytt program. En extra bolagsstämma hölls den 24 februari 2016, efter räkenskapsårets slut. Stämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag om ett incitamentsprogram baserat på teckningsoptioner i Odd Molly Sverige AB. Optionsprogrammet innebar att 300 000 teckningsoptioner tillkom Odd Molly Sverige för vidare överlåtelse till VD och vVD.

Intern kontroll
Styrelsen ansvarar för arbetet med bolagsstyrningen och den interna kontrollen. Det övergripande syftet är att skydda bolagets tillgångar och aktieägarnas investering. Styrelsen ansvarar också för att finansiell
rapportering är upprättad i enlighet med gällande lag. Kvalitetssäkring av Odd Mollys finansiella rapportering sker genom att styrelsen behandlar samtliga kritiska redovisningsfrågor och de finansiella rapporter som bolaget lämnar. Det förutsätter att styrelsen behandlar frågor om intern kontroll, regelefterlevnad, väsentliga osäkerheter i redovisade värden, eventuella ej korrigerade felaktigheter, händelser efter balansdagen, ändringar i uppskattningar och bedömningar, eventuella konstaterade oegentligheter och andra förhållanden som påverkar de finansiella rapporternas kvalitet.

Kontrollmiljö
En viktig del av den interna kontrollen är att utarbeta och fastställa ett antal grundläggande policies, riktlinjer och ramverk för bolagets ekonomi- rutiner och för den finansiella rapporteringen. Bolagets finanspolicy upprättades 2013 och fastställs årligen av styrelsen. Ekonomihandboken uppdateras löpande och är ett viktigt verktyg för att skapa grunden för en god intern kontroll av verksamheten. Uppföljning av verksamheten och omarbetning av dessa styrdokument sker löpande samt kommuniceras med samtliga berörda medarbetare. Styrelsen utvärderar löpande verksamhet och resultat genom ett ändamålsenligt rapportpaket inne- hållande resultat- och balansrapport och utveckling av nyckeltal samt annan väsentlig operationell och finansiell information.
Övriga av styrelsen fastställda policies och riktlinjer av betydelse för den interna kontrollen är kommunikationspolicy, IT-policy och jämställd- hetspolicy. Därutöver beslutar VD om ekonomiska arbetsbeskrivningar, vilka finns tillgängliga för ekonomiavdelningen på bolagets server. Odd Molly arbetar enligt en affärsområdesbaserad organisationsstruktur där respektive affärsområdeschef deltar i bolagets ledningsgrupp och ansvarar för arbetsresultatet inom affärsområdet. Samtliga affärs- områden inom Odd Molly har samma struktur, ekonomisystem, kontoplan och policies vilket underlättar skapandet av ändamålsenliga rutiner och kontrollsystem.

Riskbedömningar
Odd Molly arbetar fortlöpande och aktivt med riskanalys, riskbedömning och riskhantering för att säkerställa att de risker som bolaget är utsatt för hanteras på ett ändamålsenligt sätt inom de ramar som fastställts.
I riskbedömningen beaktas exempelvis bolagets administrativa rutiner avseende fakturering och orderhantering. Även balans- och resultat- poster där risken för att väsentliga fel skulle kunna uppstå granskas kontinuerligt. Odd Molly arbetar bland annat med förskottsbetalning när kreditanalysen har ett negativt utfall eller för nya mindre kunder samt med aktiv kontroll av valutarisker.

Kontrollaktiviteter
Kontrollstrukturer är utformade för att hantera de risker som styrelsen bedömer vara väsentliga för den interna kontrollen av den finansiella rapporteringen. Dessa kontrollstrukturer består dels av en organisation med tydlig ansvarsfördelning, dels av tydliga rutiner och klara arbets- roller. Exempel på kontrollaktiviteter är bland annat rapportering av beslutsprocesser och beslutsordningar för väsentliga beslut (t.ex. nya stora kunder, investeringar, lager, avtal etc.) och även granskning av samtliga finansiella rapporter som presenteras.
I ekonomihandboken behandlas bland annat kontrollaktiviteter som avstämningar, attestflöden, ekonomisystem och jämförelsemått.
Attestinstruktionen uppdateras löpande. Utanordningsrätten behandlas också i denna. Godkännande krävs av minst två personer i förening från ekonomiavdelningen eller av VD och CFO.

Information och kommunikation
Bolagets styrande dokumentation i form av policy, riktlinjer och manualer vad gäller intern och extern kommunikation hålls löpande uppdaterade och kommuniceras internt via relevanta kanaler, såsom interna möten och interna nyhetsmail. För kommunikation med externa parter gäller bolagets kommunikationspolicy, som anger riktlinjer för hur information ska lämnas. Syftet med policyn är att säkerställa att bolaget korrekt och fullständigt uppfyller sina informationsskyldigheter enligt gällande lagar och regler.

Uppföljning och övervakning
Uppföljning av att den interna kontrollen är ändamålsenlig sker löpande av styrelsen efter beredning av revisionsutskottet. Styrelsen ser till att bolagets revisorer översiktligt granskar den finansiella rapporten från det tredje kvartalet. Slutligen lämnar styrelsen en kortfattad rapport över hur den interna kontrollen genomförts under året. Styrelsen har hittills inte funnit anledning att inrätta en separat funktion för internrevision men utvärderar årligen eventuellt behov.

Odd Molly-aktien och ägarförhållanden Information om Odd Mollys aktie och ägarförhållanden finns under avsnittet Odd Mollys aktie i årsredovisningen, sidorna 22 – 23 samt under avsnittet Odd Molly-aktien och ägarförhållanden i förvaltningsberättelsen.

Styrelsen, 23 mars 2016